Guida alla traduzione nelle breakout room durante le conferenze virtuali multilingue

Questo tipo di conferenza di solito inizia con una sessione plenaria cui fanno seguito dei gruppi più piccoli suddivisi nelle breakout room (sale di discussione). In effetti può accadere che ci sia una serie di passaggi dalla plenaria alle breakout room.

Se è richiesta la traduzione, per la sessione plenaria saranno predisposti i vari canali linguistici e due interpreti per canale.

Quando i delegati vengono divisi in gruppi più piccoli per le breakout room, questo sistema deve essere replicato. Maggiore è il numero di breakout room, maggiore può essere il costo.

Qui considereremo due modi per ottimizzare le risorse e ridurre i costi.

1. Consideriamo la possibilità di suddividere i delegati in breakout room in base alla loro lingua specifica.

La sessione plenaria prevede che uno o più oratori facciano una presentazione all’intero gruppo, mentre tutti ascoltano. In questa situazione è evidente la necessità di ricorrere agli interpreti.

Tuttavia nelle breakout room si svolgono spesso conversazioni libere, dove le persone parlano contemporaneamente senza la presenza di un moderatore, anche se in alcuni casi potrebbero essere rispettati i protocolli della piattaforma virtuale. Tuttavia questo non sarà un problema se tutti parlano la stessa lingua. In questo caso non sarebbe necessario alcun interprete. Nessun costo.

2. Se questo non è possibile perché la suddivisione nelle breakout room si basa su altri criteri, ad esempio team multilingue, gruppi di esperti o gruppi di dirigenti, allora ogni sala dovrà replicare l’impostazione della plenaria. Tuttavia ha senso ridurre il numero di canali linguistici raggruppando le persone come suggerito sopra, ove possibile.

Le sessioni richiederanno quindi un moderatore per garantire che i partecipanti non parlino contemporaneamente e che gli interpreti abbiano tempo sufficiente per tradurre i delegati che stanno presentando il loro intervento.

Dal momento che le breakout room si tengono spesso per un tempo inferiore a un’ora, è possibile ridurre i costi assegnando un solo interprete a ogni canale linguistico, anziché due. Ci saranno nondimeno dei costi da sostenere, che possono essere negoziati con il fornitore del servizio di traduzione simultanea per garantire un risultato professionale a un prezzo ragionevole.

Ablio è un fornitore globale di strumenti e servizi di interpretariato linguistico, eseguiti da un pool di interpreti professionisti, che rendono i servizi di interpretazione linguistica facilmente disponibili a tutti, in qualsiasi contesto.

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ablio.com – servizi di interpretariato telefonico
ablioconference.com – piattaforma RSI per interpretariato in simultanea

La guida completa all’interpretariato in simultanea

Organizzare un servizio di interpretariato simultaneo è forse una delle aree più delicate dell’intero processo di pianificazione dell’evento, poiché interi discorsi e conversazioni importanti potrebbero essere completamente fraintesi se non propriamente resi disponibili ad un pubblico multilingue.

Esistono diversi modi per fornire questo servizio a seconda del tipo di evento, del budget, di come operano gli interpreti e di come la traduzione è ascoltata dai partecipanti, solo per citarne alcuni.

Questo documento intende fornire agli organizzatori di eventi una panoramica completa delle diverse opzioni di interpretariato in simultanea, aiutandoli ad individuare la soluzione più adatta alle loro esigenze.

Gli argomenti trattati in questo documento:

· Che cos’è l’interpretariato in simultanea?

· Come funziona l’interpretariato in simultanea

· Sistemi a infrarossi

· Bidule

· Sistemi radio FM

· Le Piattaforme software RSI

· Gli interpreti

· Suggerimenti per un servizio di interpretariato di successo

· Pianificazione dell’interpretariato per eventi in presenza

· Scegliere la giusta piattaforma RSI per i tuoi eventi virtuali

· Note aggiuntive per gli eventi ibridi

· Conclusioni

Che cos’è l’interpretariato in simultanea?

Questa è una breve descrizione dell’interpretariato in simultanea per chi non lo conoscesse, e che non pretende di essere esaustiva: potete trovare informazioni più dettagliate sui numerosi testi scritti sull’argomento, disponibili anche sul web.

L’interpretariato in simultanea, chiamata anche traduzione simultanea (anche se erroneamente, poiché “traduzione” è associata alla traduzione scritta), è una modalità di interpretazione linguistica in cui un oratore pronuncia un discorso e l’interprete contemporaneamente lo riformula in una lingua che il pubblico comprende. Quando l’interpretazione simultanea viene utilizzata in un evento, i partecipanti sperimentano l’evento e il suo contenuto nella lingua che comprendono, anziché ascoltare la lingua degli oratori.

È probabile che abbiate partecipato a una videoconferenza in cui avete avuto la possibilità di selezionare un diverso canale di traduzione, o ad una conferenza dal vivo in cui ai partecipanti siano stati forniti speciali dispositivi auricolari dai ascoltare gli oratori nella loro lingua, tradotta simultaneamente da un interprete. Questi sono alcuni esempi d’uso dell’interpretariato in simultanea.

L’altra modalità di esecuzione dell’interpretazione linguistica è chiamata interpretazione consecutiva, in cui l’interprete inizia a interpretare quando l’oratore si ferma per consentire la traduzione. Mentre nell’interpretazione simultanea il flusso naturale dell’oratore non è interrotto e consente una fruizione continua per gli ascoltatori, nell’interpretazione consecutiva l’oratore deve fermarsi molte volte e lo svolgimento del discorso richiede molto più tempo (di solito il doppio). L’interpretazione consecutiva trova applicazione in conversazioni individuali o piccole riunioni che richiedono una sola combinazione linguistica, come ad esempio un’interazione medico-paziente.

Questa guida è incentrata sull’interpretariato in simultanea poiché è ampiamente applicata in eventi, conferenze e seminari, la cui erogazione richiede adeguata organizzazione e pianificazione.

Come funziona l’interpretariato in simultanea

Una sessione di interpretariato in simultanea di solito avviene in questo modo:

· L’oratore parla in un microfono.

· Il suo discorso viene trasmesso all’interprete che ascolta in cuffia da una console interprete

· Mentre l’interprete ascolta il discorso, lo traduce in tempo reale nel microfono della propria console.

· L’interpretazione viene trasmessa in modalità wireless ed ascoltate dai partecipanti all’evento dagli appositi dispositivi di ricezione.

C’è un altro modo, chiamato interpretazione sussurrata o chuchotage, in cui l’interprete si siede accanto alle persone che non capiscono la lingua di partenza e sussurra l’interpretazione nelle loro orecchie, senza usare microfono o cuffie. Questa modalità è più semplice ma è chiaramente poco pratica quando il messaggio tradotto deve essere recepito da più ascoltatori, e non ne parleremo ulteriormente in questa guida.

Ad eccezione della modalità di interpretazione sussurrata, l’erogazione di un servizio di interpretariato simultaneo richiede quindi l’utilizzo di alcune infrastrutture tecnologiche in grado di gestire il flusso delle comunicazioni per tutti gli attori coinvolti: gli organizzatori dell’evento, i relatori, gli interpreti e i partecipanti. Queste sono le tipologie di sistemi/infrastrutture che possono essere utilizzate per tale scopo:

· sistemi a infrarossi

· bidule

· radio FM

· piattaforme software RSI

Tali soluzioni hanno funzioni e offrono prestazioni diverse tra loro che sono descritte nei prossimi capitoli, pertanto la loro scelta è determinata dalle caratteristiche dell’evento da organizzare. Questa è comunque una sintetica tabella di confronto:

	SISTEMA ad INFRAROSSI	BIDULE	Radio FM	PIATTAFORMA SOFTWARE
Tipo di eventi supportati	Eventi in presenza	Eventi in presenza	Eventi in presenza	Eventi in presenza, virtuali, ibridi
Prezzo di noleggio	$$$$$	$$$	$$$$	$
Dispositivi di ascolto	Cuffie dedicate	Cuffie dedicate	BYOD = ricevitori radio standard	BYOD = smartphone, computer
Interpreti	Sul luogo dell’evento	Sul luogo dell’evento	Sul luogo dell’evento	Sul luogo dell’evento o operanti In remoto

Prima di addentrarci nella descrizione di ogni sistema occorre menzionare alcune procedure che gli interpreti sono tenuti ad adottare nell’esecuzione dei propri compiti, a seconda della scelta del sistema utilizzato:

· La capacità di ricevere propriamente la sorgente audio (chiamata “floor”): gli interpreti devono essere in grado di ascoltare gli oratori attraverso le cuffie e vederli dal vivo in sala o tramite  un video.

· Se gli interpreti operano nella stessa sala della conferenza, hanno bisogno di speciali cabine insonorizzate, in modo che le loro voci non vengano ascoltate dal pubblico e l’audio ambientale presente in sala non disturbi la loro traduzione.

· La traduzione in ogni combinazione linguistica viene svolta da una coppia di interpreti che si alternano nella traduzione durante la sessione poiché tale compito è particolarmente impegnativo. La loro attrezzatura deve consentire l’ascolto del loro compagno di cabina che è in onda e deve disporre di un meccanismo per gestire il regolare passaggio del microfono al momento del cambio di consegne.

· Quando nessun interprete è disponibile per interpretare direttamente dalla lingua sorgente, gli interpreti devono poter ascoltare l’audio di un altro canale di traduzione ed operare nella modalità “relay”. In questo modo, come esempio, una lingua di origine cinese può essere interpretata in inglese e quindi dall’inglese all’italiano, traducendo così dal cinese all’italiano tramite l’inglese.

Tali procedure e requisiti sono definiti da  ISO Standards, come ISO 18841:2018 (requisiti di base per la fornitura di servizi di interpretariato e raccomandazioni di buona pratica) e ISO 23155:2022 (requisiti e raccomandazioni per la fornitura di servizi di interpretariato di conferenza, fungendo anche da riferimento per gli utenti dei servizi di interpretariato di conferenza), che dovrebbero essere sempre prese in considerazione ed adottate nella pianificazione di una sessione di interpretariato simultaneo.

Maggiori informazioni e dettagli su questi sistemi e procedure sono forniti nei prossimi capitoli.

Sistemi a infrarossi

Questa è stata per molto tempo la soluzione più utilizzata per fornire interpretariato simultaneo professionale per gli eventi che si tengono in presenza.

I sistemi a infrarossi utilizzano la tecnologia a infrarossi (IR) per trasmettere l’audio delle traduzioni ai partecipanti presenti in sala che lo ascoltano tramite appositi radio ricevitori.

Un sistema a infrarossi è costituito da una serie di dispositivi dedicati, ognuno dei quali svolge un compito specifico:

· l’Unità di Controllo che governa la distribuzione dei contenuti all’interno del sistema: riceve l’audio dei relatori (il “floor”) e lo invia alle Console Interprete, riceve l’audio delle traduzioni dagli interpreti e lo invia ai pannelli radianti per la diffusione agli ascoltatori

· la Console Interprete : consente all’interprete di ascoltare l’audio degli oratori e di tradurre nella lingua di destinazione. Può essere abbinata ad un’altra Console Interprete in modo che due interpreti possano alternarsi nella traduzione durante la sessione di interpretariato. Include le altre caratteristiche fondamentali per il corretto svolgimento dei compiti dell’interprete, come la possibilità di ascoltare il compagno interprete ed eseguire le operazioni di consegna del microfono (“handover”), oppure ascoltare i canali audio di altri interpreti per operare in modalità “relay”.

· I Pannelli Radianti IR:trasmettono i flussi audio degli interpreti ai Ricevitori radio IR, utilizzando una radiofrequenza nello spettro della luce infrarossa.

· I Ricevitori Radio IR :sono piccoli dispositivi portatili che ricevono le traduzioni audio. Sono dotati di cuffia e selettore per la scelta del canale di traduzione.

La tecnologia IR è stata adottata per l’interpretariato in simultanea in quanto il suo utilizzo non necessita di licenza (come sarebbe il caso delle altre frequenze radio FM/UHF/VHF). I suoi raggi infrarossi non possono passare attraverso oggetti fisici come le pareti (impedendone la ricezione da parte di ascoltatori esterni indesiderati) e non risentono della presenza di altri tipi di radiofrequenze, offrendo un’eccellente qualità audio senza disturbi.

Ci sono alcuni inconvenienti.  Essendo sensibili all’ostruzione, i pannelli radianti IR devono essere posizionati accuratamente di fronte agli ascoltatori in una chiara linea di vista e non possono essere coperti con oggetti (es. sipari o tende). Ogni pannello può servire solo un numero limitato di utenti e diverse unità devono essere utilizzate per servire correttamente l’intero pubblico. La luce solare o luci lampeggianti molto luminose possono interferire con i loro raggi, quindi non possono essere utilizzate per eventi all’aperto.

Come funziona

La sorgente audio degli oratori è collegata all’Unità di Controllo, che la distribuisce alle Console per Interpreti, in modo che gli interpreti possano riceverla e tradurre. Le Console Interprete inviano l’audio delle traduzioni alla Centrale di Controllo, che lo invia ai Pannelli Radianti opportunamente installati in sala. L’audio delle traduzioni viene trasmesso dai Pannelli Radianti ed ascoltato dai partecipanti attraverso i ricevitori delle cuffie fornite dall’organizzatore.

Le Centrali sono collegate via cavo alle Console Interprete e ai Pannelli Radianti, mentre i Ricevitori sono dispositivi wireless. I sistemi a infrarossi possono quindi funzionare negli eventi in presenza, servendo i partecipanti presenti in sala. Gli interpreti operano in presenza e devono essere a loro volta presenti in sala.

Dove trovarlo

I sistemi a infrarossi sono prodotti da molti marchi famosi come  Bosch, Sennheiser, Brahler, Auditel e altri marchi cinesi minori. Tutti hanno in comune le caratteristiche precedentemente descritte ma differiscono tra loro per prezzo e prestazioni.

I vari dispositivi per un sistema a infrarossi sono piuttosto costosi: il prezzo di ogni ricevitore radio si posiziona in un range tra 100 e 400 euro, le console interpreti tra 500 e 1200, le unità di controllo tra1.200 e 4.000 (per ogni canale lingua), i pannelli radianti variano tra 800 e 2000 euro, più altri accessori.

Le differenze di prezzo sono legate alla reputazione del marchio, alle prestazioni e alle funzionalità aggiuntive che offrono, come ad esempio la loro integrazione all’interno di una linea completa di apparecchiature per conferenze, la potenza dei pannelli radianti, dei ricevitori radio ricaricabili o di quelli che utilizzano batterie usa e getta, ed altri parametri.

Pertanto, per i vostri eventi normalmente noleggerete un impianto di interpretariato in simultanea a infrarossi da fornitori specializzati, che si occuperanno anche della loro installazione in loco e della loro gestione durante il vostro evento (a meno che non sia necessaria una installazione fissa e permanente o se volete essere voi stessi un fornitore di questi servizi).

Il fornitore dei servizi tecnici del vostro evento sarà probabilmente in grado di fornire tale impianto, come parte di tutte le apparecchiature tecniche A/V necessarie per l’evento (microfoni e altoparlanti, video proiettori, ecc.). Di solito non è una buona idea dividere la produzione tecnica tra diversi fornitori, a meno che il vostro evento non abbia requisiti molto speciali, poiché vi ritrovereste con diverse squadre tecniche che devono integrarsi tra loro sul posto. Potreste tuttavia dover scegliere un fornitore diverso per gli interpreti, anche se alcuni fornitori tecnici vi offriranno anche un pacchetto completo che include gli interpreti, ma tenete presente che le forniture di impianti e di interpreti sono due servizi distinti che raramente vengono gestiti da una unica azienda.

Poiché avrete bisogno di un servizio completo chiavi in mano, assicuratevi che i vostri fornitori ed il loro personale abbiano una buona esperienza: questo è più importante della marca dell’attrezzatura che utilizzeranno.

Cabine per interpreti

Gli interpreti presenti sul luogo dell’evento devono operare in un ambiente di lavoro insonorizzato, costituito  da speciali cabine per interpreti, regolamentate dalle norme ISO relative all’interpretariato di conferenza.

Per quanto riguarda il loro aspetto, le cabine per interpreti sono disponibili nelle versioni da tavolo o a piena altezza. Come suggerisce il nome, le prime sono posizionate sopra un tavolo, facili da trasportare e da montare: sono tuttavia aperte nella parte posteriore, per cui non garantiscono condizioni di lavoro ottimali   per gli interpreti in quanto non offrono una completa insonorizzazione.

Le cabine per interpreti a piena altezza sono dei piccoli box con pareti, soffitto, porte e sistemi di ventilazione propri, sono in grado di ospitare due interpreti e possono essere noleggiate dallo stesso fornitore del sistema a infrarossi.

Come organizzatori di eventi, occorre essere consapevoli del fatto che devono essere collocate all’interno della sala in un’area in cui gli interpreti hanno una visione chiara degli oratori, del podio e delle presentazioni. In caso contrario, dovete fornire loro un video feed del floor.

Le cabine devono essere attrezzate con un numero sufficiente di prese di corrente per i computer, tablet o altri dispositivi di cui gli interpreti potrebbero aver bisogno per lavorare, avere una buona aerazione e condizioni acustiche ottimali, per cui i ventilatori dovrebbero essere il più silenziosi possibile e tutte le cabine dovrebbero avere un isolamento acustico tra loro.

Ricevitori con cuffie

Se prevedete di utilizzare un sistema a infrarossi al vostro evento, dovrete organizzare un servizio per la distribuzione ai partecipanti dei dispositivi radio di recezione ed il loro ritiro al termine dell’evento (servizio di solito non incluso nelle attività del fornitore dei servizi tecnici). Potreste quindi allestire un banco nell’area di ingresso della sala con del personale adibito a tale scopo che consegnerà i dispositivi ritirando un documento di identità per assicurarsi che vengano restituiti al termine dell’evento. Ricordate che vi verranno addebitate penali in caso di smarrimenti.

Bidule

Il Bidule, chiamato anche “infoport” o “audio guida”, è un sistema portatile in cui gli interpreti sono dotati di un radio trasmettitore con microfono ed ogni partecipante ascolta l’interpretazione tramite un radio ricevitore.

Il Bidule funziona come una sorta di walkie-talkie, con la differenza che il dispositivo dell’interprete può trasmettere mentre quelli dei partecipanti possono solo ricevere. L’audio della traduzione viene trasmesso come segnale radio FM, operando su frequenze radio FM pubbliche e senza licenza.

Un sistema Bidule utilizza quindi solo due dispositivi:

• l’unità trasmittente, utilizzata dagli interpreti per parlare

• l’unità ricevente, utilizzata dai partecipanti per ascoltare la traduzione.

Ogni dispositivo è generalmente in grado di gestire un singolo canale audio.  Laddove la traduzione debba essere fornita in più di una combinazione linguistica, è necessario fornire diversi set di trasmettitori e ricevitori e impostarli su frequenze radio diverse.

I segnali radio FM sono meno sensibili alle interferenze rispetto alla radio a infrarossi a poiché trasmettono su frequenze radio FM pubbliche e senza licenza la distanza tra gli interpreti e i partecipanti deve essere entro un raggio di 25 metri.

La qualità dell’audio è solitamente inferiore ai sistemi a infrarossi e può succedere che i dispositivi captino il rumore da altre sorgenti che sono adiacenti o trasmettono sulle stesse frequenze radio.

Due interpreti possono condividere la stessa combinazione linguistica, ciascuno con i propri trasmettitori, ma i loro dispositivi non dispongono delle altre funzioni disponibili nelle Console Interpreti a infrarossi, per cui devono essere posizionati uno vicino all’altro e sincronizzarsi a gesti.

I sistemi Bidule possono essere utilizzati in occasione di eventi in presenza, con gli interpreti che operano ovviamente in cabina in sala, servendo i partecipanti presenti sul posto.

Rispetto ai sistemi a infrarossi, sono più economici e più semplici da usare poiché non richiedono l’installazione  ed il cablaggio del sistema, ma chiaramente offrono meno funzioni. Sono più adatti per piccoli eventi o visite guidate in cui relatori, interpreti e delegati si spostano da un luogo all’altro.

Come funziona

Ogni interprete è dotato di un Trasmettitore ed è impegnato nella traduzione premendo un pulsante sul dispositivo. La traduzione audio viene trasmessa dalle unità Trasmettitore alle Unità Riceventi, ascoltata dai partecipanti attraverso cuffia o auricolare.

Oltre alle cabine per interpreti (che di solito sono da tavolo),   non è richiesta altra installazione: dovrete comunque organizzare la consegna e il ritiro dei dispositivi, come fareste con i sistemi a infrarossi.

Dove trovarlo

I sistemi Bidule sono meno costosi dei sistemi a infrarossi, poiché i loro prezzi variano tra 150 e 500 euro per ciascun dispositivo (trasmettitore o ricevitore), oltre ad altri accessori come ricariche per batterie, e sono prodotti da molte aziende con marchi diversi.

Anche in questo caso conviene noleggiarli dai fornitori specializzati, che di solito sono gli stessi dei sistemi a infrarossi.

Sistemi radio FM

Un altro modo per fornire l’interpretariato in simultanea, in particolare per eventi all’aperto con un gran numero di partecipanti, è trasmettere i canali audio di traduzione attraverso un sistema radio FM.

A seconda delle normative sulla trasmissione radio FM applicabili al luogo dell’evento, per trasmettere le traduzioni vengono utilizzate frequenze radio FM con o senza licenza, una per ogni canale di traduzione. I partecipanti le ricevono ed ascoltano tramite i propri ricevitori radio FM standard, sintonizzandosi sulla frequenza radio utilizzata.

Come funziona

Un sistema radio FM per eventi viene generalmente fornito utilizzando una unità mobile di produzione audio/video, chiamata “OB van”. Si tratta di una sala di controllo di produzione mobile che consente le riprese di eventi e la produzione audio/video in luoghi esterni al normale studio radio o televisione studio, dotata di antenna per la messa in onda dei canali di traduzione e di console di lavoro per gli interpreti. Anche in questo caso le console utilizzate dagli interpreti non forniscono tutte le funzionalità disponibili dalle console dei sistemi radio a infrarossi. Tuttavia, l’ OB van può lavorare assieme ad un sistema a infrarossi, ricevendo e mandando in onda i suoi canali di traduzione.

Un vantaggio di questi sistemi è che non richiedono ricevitori dedicati per i partecipanti, che utilizzeranno i propri ricevitori radio con auricolare: nessuna distribuzione di cuffie o ricevitori!

Possono anche supportare un gran numero di partecipanti, il cui limite è dato solo della copertura di segnale fornito dalle antenne. La qualità del suono può essere molto buona ma… è importante prestare attenzione a quali frequenze radio FM potete usare. Pochissimi fornitori hanno nella loro disponibilità delle licenze per delle frequenze radio utilizzabili per il vostro evento e ci sono precise normative da seguire per l’utilizzo di quelle non licenziate, soprattutto nelle aree urbane. Ecco perché i sistemi radio FM sono poco utilizzati in aree urbane, ma si rivelano ottimi in occasione di eventi all’aperto in altre aree.

Dove trovarlo

Gli OB van sono unità costruite su misura, ognuna dotata di diversi tipi di apparecchiature in grado di servire una varietà di spettacoli e sono disponibili per il noleggio da società di produzioni audio/video specializzate.

La scelta di quale OB van dipenderà dal numero di funzioni richieste per il vostro evento. Ad esempio, l’ OB van può anche essere utilizzato come studio televisivo se l’evento deve essere filmato, come mixer per l’intero evento o avere un ponte radio per il relativo broadcast dei contenuti.

Piattaforme software RSI

Le più recenti soluzioni per l’interpretariato in simultanea sono costituite da applicazioni software chiamate piattaforme RSI (da Remote Simultaneous Interpreting) o VIT (Virtual Interpreting Technology), che si stanno rapidamente affermando a livello globale per la loro versatilità e convenienza. Tutte le funzioni che sono eseguite dai sistemi a infrarossi sono svolte da moduli di applicazioni software, utilizzando normali computer o smartphone:

· L’operatore di piattaforma, tramite l’applicazione RSI, gestisce il Media Server che governa la distribuzione dei contenuti nella piattaforma. Riceve il floor e lo invia alle Console Interpreti.  Riceve gli audio delle traduzioni dagli interpreti e li invia ai partecipanti tramite Internet.

· Gli interpreti operano attraverso il cruscotto interprete, con cui ricevere l’audio/video degli oratori e tradurre nella lingua di destinazione. Tale cruscotto è dotato delle abituali funzioni richieste dagli interpreti per lo svolgimento dei loro compiti, come la possibilità di ascoltare il compagno interprete, eseguire il passaggio del microfono, oppure ascoltare i canali audio di altri interpreti per operare in modalità relay, ovvero tutte le funzioni presenti in un sistema a infrarossi.

· I partecipanti ascoltano i canali di traduzione tramite app mobili o app Web sui propri smartphone o computer

Poiché queste piattaforme software si basano sulle stesse infrastrutture di telecomunicazione utilizzate da Internet e sfruttano la diffusione ormai capillare di smartphone e computer, non richiedono l’utilizzo di  hardware o apparecchiature dedicate. Ciò contribuisce a ridurre il costo totale del servizio.

Le piattaforme RSI sono più flessibili dei sistemi basati su hardware dedicato e possono essere utilizzate in qualsiasi tipo di evento, in presenza, virtuale o ibrido. Poiché tutte le comunicazioni vengono gestite tramite Internet,  sono in grado di connettere relatori, interpreti e partecipanti situati in luoghi diversi in tutto il mondo.

Come funziona

La maggior parte delle piattaforme RSI prevede diverse configurazioni capaci di rispondere alle specifiche esigenze di installazione di ogni evento. Negli eventi in presenza, l’operatore di piattaforma e gli interpreti possono operare sia in presenza che da remoto, ed i partecipanti ascoltano la traduzione tramite una app mobile sui propri smartphone. Se l’operatore di piattaforma o gli interpreti operano da remoto, la piattaforma deve ricevere il segnale audio/video degli oratori.

Per gli eventi virtuali, la applicazione software RSI opera in combinazione con la piattaforma di videoconferenza o di evento virtuale scelti per la gestione dell’evento stesso. Il segnale della videoconferenza viene iniettato in piattaforma: gli interpreti lo ricevono per eseguire la traduzione simultanea ed i partecipanti possono ricevere e ascoltare i canali di traduzione tramite la app web, desktop o mobile resa disponibile dalla piattaforma. È possibile utilizzare lo stesso dispositivo per ricevere sia la videoconferenza che i canali di traduzione oppure utilizzare un personal computer per la videoconferenza ed e uno smartphone per l’ascolto della traduzione.

Per gli eventi ibridi, le piattaforme RSI sono in grado di utilizzare una combinazione delle loro funzionalità per gli eventi in presenza e virtuali.

Alcune applicazioni RSI integrano funzioni e comandi tipici delle piattaforme di videoconferenza: questo permette ai partecipanti di poter ascoltare il canale linguistico desiderato da una unica interfaccia. In questo caso operano come vere e proprie piattaforme di videoconferenza, alternative e non compatibili con quelle più popolari e diffuse.

Connettività Internet

Le piattaforme software RSI utilizzano la rete Internet per poter funzionare e fornire i loro servizi di interpretariato. Questo comporta che il numero previsto di partecipanti deve essere supportato dai loro media server che operano in cloud, e che per gli eventi in presenza o ibridi  sia disponibile in sala una connettività alla rete Internet  adeguata per supportare i partecipanti presenti in sala.

Quest’ultimo aspetto potrebbe essere problematico in quanto tutti i richiedenti la traduzione sono contemporaneamente collegati e spesso la capacità delle reti disponibili sul luogo dell’evento, tramite Wi-Fi o reti mobili, è scarsa o offre prestazioni imprevedibili. Ad esempio, un router professionale è normalmente in grado di distribuire un flusso audio continuativo come un canale di traduzione a non più di 100 utenti contemporaneamente connessi.

Occorre pertanto considerare attentamente questo aspetto poiché potrebbe mettere a repentaglio la capacità di erogazione dell’intero servizio all’interno dei vostri eventi. Una delle piattaforme RSI attualmente disponibili – Ablioconference – supera queste limitazioni in quanto è in grado di generare e gestire una propria rete Wi-Fi utilizzando una speciale tecnologia di distribuzione che supporta migliaia di ascoltatori simultanei.  Altre piattaforme RSI consentono di bypassare il problema interfacciandosi con un sistema a infrarossi, utilizzando così i suoi pannelli radianti per ampliare e garantire una corretta copertura dell’audience.

Anche gli interpreti e gli oratori debbono operare con il supporto di una linea Internet stabile e cablata, utilizzando microfoni e auricolari di qualità.

Dove trovarlo

Le piattaforme RSI sono prodotte da aziende specializzate come Ablioconference, Interprefy, Interactio, Kudo, Quaqua, Voiceboxer. Le piattaforme RSI presenti sul mercato sono più di venti: potete trovare un elenco completo ed una descrizione delle loro caratteristiche nei report realizzati da Nimdzi e da altri fornitori di informazioni sul web.

Esplorate le loro caratteristiche per decidere quale sia la più adatta alle vostre esigenze, in quanto hanno funzionalità e capacità simili ma diverse tra loro, come ad esempio diverse opzioni di gestione del servizio ed ascolto per i partecipanti, capacità di supportare solo eventi virtuali o avere limiti al numero di partecipanti e alle combinazioni linguistiche. Alcune piattaforme offrono la possibilità di essere utilizzate in modalità self-service con i vostri operatori mentre altre sono disponibili solo come servizio completo.

La maggior parte delle piattaforme RSI fornisce necessariamente anche gli interpreti come parte del loro servizio, mentre solo alcune offrono la possibilità di utilizzare i vostri interpreti preferiti o di scegliere il vostro fornitore di servizi linguistici.

Le piattaforme RSI sono disponibili come SaaS, con opzioni pay-per-use o in abbonamento e prezzi che dipendono dal tipo di servizio richiesto: solo l’uso della piattaforma, a cui si aggiunge l’uso degli operatori e quindi degli interpreti, il numero di combinazioni linguistiche ed il numero degli ascoltatori delle traduzioni.

I prezzi possono variare da 200 euro per l’utilizzo della piattaforma in un evento con una combinazione linguistica e un numero limitato di ascoltatori, fino a diverse migliaia di euro per servizi chiavi in ​​mano in eventi complessi. In ogni caso i loro costi sono inferiori rispetto al noleggio di altre opzioni basate sui sistemi hardware descritte in precedenza.

Molte di queste piattaforme RSI sono disponibili anche attraverso reti di rivenditori specializzati, che integrano la piattaforma con i propri servizi a valore aggiunto per offrirvi un servizio completo di interpretariato chiavi in mano. È probabile che il fornitore abituale di servizi tecnici per i vostri eventi faccia parte di una di queste reti e sia in grado di fornirvi il servizio.

Zoom

Zoom  è una delle piattaforme di videoconferenza più popolari e dispone di una propria funzione RSI integrata. Gli organizzatori della conferenza di Zoom possono abilitare i canali linguistici nella loro videoconferenza, gli interpreti invitati si uniscono alla conferenza e la loro voce è resa disponibile ai partecipanti che necessitano di traduzione su un proprio canale audio all’interno della stessa conferenza.

Sebbene possa essere controverso per alcuni operatori linguistici, Zoom può anche essere considerato una soluzione RSI, tuttavia abbastanza rudimentale per gli interpreti in quanto manca di alcune funzioni fondamentali, come i controlli di passaggio del microfono, l’impossibilità di operare in modalità relay e l’assenza di comandi di gestione degli interpreti.

Zoom può quindi essere una scelta potenziale per eventi virtuali che ospitano un paio di combinazioni linguistiche con un solo interprete in cabina, ma non è appropriata per supportare eventi lunghi con esigenze di interpretazione linguistica più complesse.

Altre piattaforme di videoconferenza tradizionali, come Webex stanno introducendo funzioni simili.

Altri usi dei canali audio di traduzione

I canali audio di traduzione forniti dalle piattaforme RSI possono essere utilizzati anche per altri scopi.

Le loro registrazioni possono essere utilizzate per la generazione di video multilingua, video con voice-over, o come base per la realizzazione di sottotitolazioni, ma occorre essere consapevoli che la qualità di un’interpretazione dal vivo non può essere paragonata ad un voice-over professionale, che di solito richiede un diverso processo produttivo.

I flussi audio di traduzione possono essere utilizzati anche per comporre diversi live stream audio/video: il diagramma seguente è un esempio di generazione in tempo reale di più flussi video con voice-over in un evento ibrido in cui i partecipanti remoti scelgono di guardare l’evento con diverse traduzioni in voice over.

Gli interpreti

Il risultato finale di qualsiasi servizio di interpretariato simultaneo dipende in larga misura dalle prestazioni degli interpreti. Per ottenere le migliori prestazioni, gli interpreti devono operare in condizioni di lavoro adeguate, utilizzando le cuffie per ascoltare chiaramente gli oratori.

Se operano in presenza, devono lavorare in una cabina che impedisca ai suoni esterni di creare un ritorno ed essere percepiti nell’audio dei loro microfoni. Devono vedere gli oratori e le loro presentazioni proiettate, o tramite una visione diretta o guardando un monitor video.

Il lavoro degli interpreti è impegnativo: pertanto è prassi comune avere due interpreti per ogni combinazione linguistica che si alternano  durante le sessioni di durata superiore ad un’ora e si aiutano a vicenda.

Le Console o Cruscotti Interprete dei sistemi a infrarossi o delle piattaforme software forniscono loro tutte le funzioni necessarie per svolgere i propri compiti e garantirne le migliori prestazioni.

Dove trovare interpreti

L’interprete è un professionista che opera in proprio come freelance oppure è associato ad agenzie di servizi linguistici.

A differenza di altre professioni, come l’avvocato o il medico, non esiste una certificazione ufficiale che dimostri la loro capacità di svolgere l’attività di interprete, ma esistono rinomate Associazioni di Interpreti, come AIIC e altre, che certificano la qualità dei propri membri a seguito di comprovate procedure di valutazione e accreditamento. Tali certificazioni, eventualmente accompagnate da un CV che attesti la loro precedente attività nel campo dell’interpretariato, sono generalmente accettate come prove della effettive capacità e professionalità di un interprete. I loro nominativi sono disponibili e possono essere ricercati negli elenchi dei membri delle maggiori associazioni di interpreti.

Se non avete una lista di interpreti da voi già valutati, li potete ingaggiare tramite le agenzie di servizi linguistici o i fornitori della piattaforma RSI che hanno creato un proprio pool di interpreti, selezionati e accreditati secondo le loro procedure interne e che garantiranno per la loro professionalità e rispondenza ai vostri requisiti.

Se avete scelto di eseguire il servizio attraverso una specifica piattaforma RSI, probabilmente l’opzione migliore è ingaggiarli tramite lo stesso provider della piattaforma, poiché assicurerà che siano stati addestrati al suo utilizzo.

Le tariffe sono abitualmente calcolate per la giornata di lavoro, più le spese di viaggio se devono operare in presenza: il prezzo varia tra i 500 e i 1000 euro a giornata, a seconda della combinazione linguistica, il livello di specializzazione richiesto, se la traduzione viene registrata ed utilizzata per altri scopi.

Se gli interpreti operano da remoto su piattaforme RSI possono essere ingaggiati anche a tariffe orarie per tempi più brevi.

Altri suggerimenti

I migliori interpreti hanno un programma fitto di appuntamenti, quindi è bene contattarli ed ingaggiarli con congruo anticipo se volete avere la possibilità di scegliere i migliori per il vostro evento.

Prima dell’evento, fornite loro l’agenda e qualsiasi materiale preliminare che tratti i contenuti e gli argomenti dell’evento, come presentazioni, script di discorsi, glossari, in modo che possano prepararsi adeguatamente per i loro compiti. Più materiali invierete loro, migliori risultati otterrete.

I relatori dei vostri eventi devono utilizzare un buon microfono e parlare ad un ritmo regolare: negli eventi virtuali fate in modo che la sessione sia gestita da un moderatore che gestirà la sequenza ed alternanza dei relatori e le modalità di esecuzione delle sessioni di domande e risposte.

Organizzare un servizio di interpretariato di successo

Avendo compreso i fondamenti di un flusso di servizi di interpretariato simultaneo, ecco alcuni consigli che vi aiuteranno a pianificare un servizio di interpretariato di successo ed evitare le insidie più comuni.

· Considerare le esigenze dell’evento

Ogni evento ha esigenze specifiche: pianificatelo in anticipo, definite prima l’intera agenda e valutate come l’interpretariato debba inserirsi nel suo programma. A questo punto potete iniziare a organizzare come dovrà essere eseguito.

· Selezionare il sistema più adatto

Come abbiamo descritto in altri capitoli di questa guida, il successo dell’interpretariato è influenzato dal sistema scelto. Valutateli con attenzione: considerarli anche dal punto di vista dei partecipanti vi aiuterà a fare la scelta giusta.

· Dedicare un manager alla gestione delle traduzioni

Non basta mettere insieme il sistema ed ingaggiare gli interpreti: qualsiasi sistema scelto deve essere correttamente utilizzato ed operare in sintonia con le altre operazioni dell’evento, in cui l’intero team deve essere coordinato, adeguatamente gestito ed assistito.

A meno che il vostro evento non sia molto semplice, incaricate una persona alla gestione di tutti gli aspetti del servizio di interpretariato: un membro interno al vostro team o un provider esterno che dovrà essere responsabile della sua esecuzione prima, durante e dopo l’evento ed eventualmente essere l’operatore del sistema prescelto.

· Fare un accurato briefing agli interpreti e agli oratori

Date agli interpreti un briefing completo giorni prima dell’evento.

Raccogliete e fornite loro informazioni sull’ordine del giorno, gli argomenti da discutere, i relatori e qualsiasi tipo di materiale preliminare che potrebbe aiutare gli interpreti a prepararsi per i loro compiti, come gli script dei discorsi,  le presentazioni (soprattutto quelle con molti numeri) e glossari specifici. Anche gli interpreti più capaci hanno bisogno di prepararsi e più informazioni e materiali riceveranno, migliore sarà l’interpretazione che otterrete. Sappiamo che molti relatori sono pigri o riluttanti nel distribuire questi materiali in anticipo, ma dovete motivarli spiegando quanto sia importante che i loro discorsi siano ben tradotti e compresi da tutti i partecipanti.

Assicuratevi che gli interpreti e i relatori siano a proprio agio con il software o gli strumenti che dovranno utilizzare nel corso dell’evento. I relatori devono essere consapevoli che i loro discorsi devono essere tradotti ed essere incoraggiati a parlare a un ritmo normale e regolare evitando espressioni gergali o difficilmente traducibili. Se collegati in remoto, devono utilizzare un microfono adeguato anziché il microfono integrato nei loro computer.

· Informare ed assistere i partecipanti

I partecipanti dovrebbero ricevere istruzioni chiare su come accedere alla traduzione simultanea prima e durante l’evento, in tutte le lingue che saranno messe a disposizione.

E’ consigliato organizzare un servizio di hostess che aiutano i partecipanti in loco e un help desk online per coloro che si connettono in remoto.

· Applicare il “comandamento delle P”

Ricorda che la legge di Murphy (“tutto ciò che può andare storto andrà storto”) è sempre dietro l’angolo di ogni evento e il suo antidoto più efficace è applicare il comandamento delle P: “Proper Prior Planning and Practice Prevents Piss Poor Performance” ovvero “Pianificazione e Pratica Preventiva Prevengono Penose Performance“.

Se qualcosa va storto durante l’evento, non importa quanto sia veloce la vostra risposta: è sempre troppo tardi. Il modo migliore per evitare insidie è pianificare accuratamente gli aspetti multi-linguistici del vostro evento (e dell’intero evento) e dare alla vostra squadra l’opportunità di fare pratica. Chiedete referenze e dimostrazioni prima di scegliere la soluzione e gli interpreti, fate sessioni di pratica se necessario, e prove complete.

Pianificazione dell’interpretariato per eventi in presenza

La scelta della soluzione più appropriata per il vostro evento in presenza  dipende da molti fattori: questa è una lista di elementi da considerare ed aiutarvi a prendere le giuste decisioni.

· Dove si svolge l’evento? In quante lingue deve essere tradotto? Quanti sono i partecipanti che richiedono la traduzione?

Escludete l’utilizzo di un sistema a infrarossi se il vostro evento si svolge all’aperto ed escludete l’utilizzo di un sistema radio FM se si svolge in città o un luogo chiuso.

Se il vostro evento deve essere tradotto in più di due lingue, o un canale di traduzione deve essere ascoltato da più di 100 partecipanti, escludete il sistema bidule.

· Dove opereranno gli interpreti?

Dal punto di vista del budget, le tariffe degli interpreti sono più elevate se devono operare in loco piuttosto che a distanza, poiché includono il tempo e le spese per raggiungere la sede dell’evento. Se gli interpreti operano in loco vengono pagati per un impegno di un’intera giornata, anche se devono tradurre solo una sessione di un’ora, mentre gli interpreti a distanza avranno un costo in base al tempo che trascorrono in linea.

Se si prevede di utilizzare un sistema a infrarossi, gli interpreti devono necessariamente operare in loco, nelle cabine degli interpreti. In questo caso, assicuratevi che ci sia spazio adeguato nella sede in cui è possibile installare le cabine o verificare se sono già disponibili.

· Il vostro pubblico

L’esperienza di ascolto  per il pubblico dovrebbe essere la stessa, qualunque sia la soluzione che sceglierete. I partecipanti ascolteranno la traduzione attraverso un dispositivo dedicato da voi fornito (i radio ricevitori ad infrarossi o bidule)o i propri dispositivi personali (smartphone per piattaforme RSI o ricevitori radio portatili per la radio FM).

Se utilizzate un sistema ad infrarossi o bidule, dovrete organizzare un desk nella hall per la gestione dei ricevitori per i partecipanti. E’ consigliabile avere almeno una hostess al desk per 50 utenti/ricevitori radio, in modo da evitare lunghe code, soprattutto al ritiro. Dovreste anche avere almeno una hostess in sala per assistere i partecipanti e sostituire i dispositivi difettosi o esauriti con quelli nuovi.

Se state utilizzando una piattaforma RSI, fornite ai partecipanti le istruzioni per scaricare l’app prima e durante l’evento. Alcuni auricolari gratuiti di riserva per smartphone, e power bank per ricaricare gli smartphone, sono cose ottimali  da avere in loco.

· Informazioni sull’utilizzo di una piattaforma VRI

Come detto in precedenza, se prevedete di utilizzare una piattaforma VRI per un evento in presenza, assicuratevi che sul sito sia disponibile una connettività Internet sufficiente. Se non avete dati precisi al riguardo, usate la piattaforma Ablioconference con la sua rete Wi-Fi integrata o passate a un Sistema Infrarossi o una integrazione tra essa e una piattaforma RSI.

· Collaborate con il vostro fornitore dei servizi tecnici

Il servizio di interpretariato simultaneo è solo una parte dell’intera produzione tecnica dell’ evento. Consultatevi con il vostro fornitore dei servizi tecnici: se è in grado ed attrezzato per fornirlo come parte del servizio totale, quella sarebbe probabilmente la soluzione migliore per voi. Altrimenti trovate insieme ai suoi tecnici una valida alternativa.

Scegliere la piattaforma RSI per gli eventi virtuali

Se state pianificando un evento virtuale, non avete altra scelta che utilizzare una piattaforma software RSI per l’interpretazione.

Questi criteri dovrebbero aiutarvi a trovare quello più adatto alle vostre esigenze.

· Qual è la piattaforma per il vostro evento virtuale?

Se siete indipendenti dalla piattaforma, potreste optare per una piattaforma RSI con funzionalità di videoconferenza integrate, a condizione che siate soddisfatti delle altre funzionalità di cui avete bisogno (registrazione, breakout room, coinvolgimento del pubblico, ecc.). Potreste anche usare Zoom, ma tenete presente le limitazioni che hanno gli interpreti, come descritto nel capitolo precedente.

Se avete già scelto una piattaforma di videoconferenza o di eventi virtuali, la piattaforma RSI dovrà essere integrata o lavorare in parallelo con essa, il che significa che i partecipanti ascolteranno le traduzioni attraverso un canale separato. La maggior parte delle piattaforme RSI può farlo e  siete liberi di scegliere quella che offre ai partecipanti l’esperienza utente più adatta e che si integra meglio con la piattaforma del vostro  evento.

· Volete  un servizio completo chiavi in ​​mano oppure  avvalervi dei vostri  interpreti, oppure utilizzare la piattaforma da soli con i vostri operatori?

Tutte le piattaforme RSI offrono servizi chiavi in ​​mano ma solo alcune, come Ablioconference, vi consentono di utilizzarlo con i vostri interpreti o operatori. Alcune piattaforme RSI sono inoltre rese disponibili come servizio attraverso le proprie reti di partner/rivenditori di servizi.

Se prevedete di usarla in proprio, assicuratevi che il vostro personale abbia accesso alla piattaforma e abbia abbastanza tempo per esercitarsi in anticipo in modo che diventino esperti.

· Qual è il vostro budget e quanti partecipanti ascolteranno la traduzione?

Per la maggior parte degli eventi, vedrete che il costo maggiore è per gli interpreti. Non cercate di spremerlo: puntate sulla qualità, verificatela e negoziate un prezzo ragionevole.

Il prezzo complessivo della piattaforma e la sua composizione differiscono da ogni provider: ad esempio, alcune piattaforme applicano un prezzo per utente anziché una tariffa fissa, costano a ore o a giornata intera, oppure hanno piani di abbonamento mensili.

Cercate di avere una buona stima del numero totale di partecipanti che ascolteranno la traduzione prima di iniziare a richiedere i preventivi, poiché influisce notevolmente sia sul prezzo del servizio che sulla capacità della piattaforma di supportarlo, soprattutto se prevedete un numero di ascoltatori a quattro cifre.

· Avete appaltato la produzione del tuo evento a un fornitore esterno?

In questo caso l’interpretariato in simultanea farà parte del pacchetto, ma siate consapevoli  di come sarà condotto  ed eseguito il servizio , assicurandovi che corrisponda adeguatamente alle vostre esigenze.

Informazioni sull’esperienza di ascolto negli eventi virtuali

L’esperienza di ascolto è personale ed è quindi soggettiva.

Agli eventi di persona i partecipanti ascoltano gli oratori attraverso gli altoparlanti della sala e l’audio della traduzione attraverso i ricevitori delle cuffie. Come sapete, è difficile capire due persone che parlano contemporaneamente, ma sentendo le loro voci provenire da due luoghi diversi (gli altoparlanti e i ricevitori delle cuffie) il nostro cervello è in grado di concentrarsi sull’audio interpretato senza essere disturbato dall’originale.

Stando così le cose, il modo migliore per ascoltare la traduzione durante un evento virtuale è replicare la stessa esperienza di ascolto  presente agli eventi di persona. I partecipanti all’evento virtuale guardano l’oratore sui loro computer e ascoltano la traduzione attraverso i loro smartphone dotati di auricolari.

Ascoltare la traduzione all’interno della stessa piattaforma di eventi virtuali ha il vantaggio di richiedere un solo dispositivo (un computer o uno smartphone) ma comporta un’esperienza di ascolto peggiore. Questo perché entrambi i canali (originale e traduzione) vengono ascoltati dalla stessa sorgente con l’audio originale disattivato o ridotto a un sussurro, perdendo quindi l’enfasi e il tono di voce originali.

Altre domande per scegliere la giusta piattaforma RSI

Avendo capito come funzionano le soluzioni di interpretariato simultaneo e in base alle esigenze del vostro evento, queste sono altre domande che potreste porre ai potenziali fornitori di piattaforme RSI per aiutarvi a selezionare quella più adatta alle vostre esigenze.

· La tua piattaforma include un’app desktop e/o un’app basata sul Web e/o un’app mobile? Quali funzionalità hanno? Sono usati sia dagli ascoltatori che dagli interpreti? Esiste un numero massimo di utenti che possono accedere contemporaneamente alle app?

· La tua piattaforma ha un’opzione di accesso remoto?

· La piattaforma è completamente autonoma,  includendo funzionalità di videoconferenza, o può essere utilizzata insieme a una piattaforma di videoconferenza, come Microsoft Teams, Google Meet, Skype, ecc.?

· La piattaforma può essere utilizzata per un evento virtuale in cui tutti i partecipanti alla riunione e gli interpreti si collegano da luoghi separati?

· La piattaforma può essere utilizzata per un evento ibrido in cui gli interpreti lavorano da remoto e gli ascoltatori si trovano in una sala conferenze?

· Quali livelli di diritti e autorizzazioni di amministratore possono essere concessi ai nostri team di progetto, interpreti e ascoltatori?

· Ci sono eventuali restrizioni per gli utenti di determinati paesi (ad es. Cina)?

· Descrivi i requisiti hardware, software e di velocità Internet per interpreti e ascoltatori.

· Quali funzionalità aggiuntive supporta il tuo prodotto, come: feedback del pubblico, chat, registrazione sessioni, polling, post-produzione (ad es. sincronizzazione audio, overlay mp4, ecc.)?

· Se la tua piattaforma supporta la registrazione della sessione, dove sono archiviate le registrazioni e come possiamo ottenerle?

· Con quali altre piattaforme o sistemi si integra il tuo prodotto?

· Descrivere il tipico processo di interpretariato dall’inizio alla fine.

· Quanto tempo sarebbe necessario per organizzare una conferenza di persona dalla richiesta iniziale?

· Quanto tempo sarebbe necessario per impostare un evento virtuale dalla richiesta iniziale?

· Fornisci  tecnici in loco? Quali compiti svolgono? Saranno disponibili per tutta la durata dell’evento?

· Lavori con provider A/V locali? Se sì, quali sono i tuoi criteri per i partner A/V?

· Hai una persona  di riferimento per i fornitori A/V esterni?

· Fornisci  le  apparecchiature A/V in loco, incluse apparecchiature audio e video? Se sì, cosa puoi fornire?

· La tua piattaforma supporta l’autenticazione a più fattori?

· Quali metodi di crittografia supporta?

· E’ conforme alle norme sulla privacy del GDPR? A quali altri standard è conforme?

· Come e dove vengono archiviati i dati dei clienti e le informazioni di identificazione personale (PII)?

· Supporta  altri standard di sicurezza?

· Ha altre credenziali o certificati?

· Quali sono i tuoi orari di assistenza on line?

· Come possiamo ricevere supporto?

· Che tipo di formazione offri al nostro team di progetto, agli interpreti e ai partecipanti?

· Sono disponibili demo a scopo di valutazione e come preparazione per gli interpreti?

· Quali sono i costi: per riunione, giorno, ora, utente, lingua, ecc.?

· C’è  un numero massimo di posti/utenti? Se è così, qual’ è?

· Quali sono le tue tariffe per supporto, formazione, demo?

· Quali sono i costi di noleggio dell’attrezzatura?

Note aggiuntive per eventi ibridi

Un evento ibrido combina i requisiti di un evento in presenza con quelli di un evento virtuale, come descritto nei capitoli precedenti.

Se state pianificando un evento ibrido e desiderate utilizzare una piattaforma RSI per fornire il servizio sia ai partecipanti in sala che a quelli remoti, dovete prestare particolare attenzione al modo in cui i contenuti originali e le traduzioni vengono trasmessi in streaming ai partecipanti remoti.

Le piattaforme RSI inviano i feed audio di traduzione ai dispositivi dei clienti in tempo quasi reale, quindi la piattaforma utilizzata per distribuire i contenuti video originali ai tuoi partecipanti remoti deve inviarli anche in tempo reale, altrimenti i due flussi non verranno sincronizzati. Se i tuoi partecipanti remoti sono collegati tramite Zoom, MS Teams o altre piattaforme di videoconferenza, riceveranno lo streaming quasi in tempo reale, ma se stai utilizzando YouTube o Vimeo questi flussi vengono visualizzati con un ritardo di 15-30 secondi e così non sarà sincronizzato con i flussi di traduzione.

Sebbene l’utilizzo di una piattaforma RSI in grado di supportare sia i partecipanti in sala  che quelli remoti sia la soluzione preferita, potete anche gestire l’evento ibrido utilizzando un sistema a infrarossi per i partecipanti in sala e una piattaforma RSI per i partecipanti remoti.

In questo caso, scegliete una piattaforma RSI che sia in grado di integrare i feed audio di traduzione con il sistema a infrarossi, attraverso l’interfaccia Dante (che deve essere supportata da entrambi i sistemi) o altri tipi di interfacce (Wi-Fi Broadcaster, schede audio, ecc.) al fine di evitare la duplicazione del numero degli interpreti.

In questo modo, gli interpreti possono essere collegati da remoto e operare sulla piattaforma RSI, e i loro feed audio di traduzione possono essere collegati al sistema a infrarossi per la loro distribuzione ai partecipanti in sala, oppure possono operare in cabina in sala con il sistema a infrarossi e i loro feed audio possono essere collegati alla piattaforma RSI per la distribuzione ai partecipanti remoti.

Conclusioni

L’intero settore degli eventi sta attraversando grandi cambiamenti.

La pandemia di Covid ha costretto il passaggio dagli eventi in presenza a quelli virtuali e ogni azienda ha dovuto imparare a comunicare in modi diversi. L’evoluzione tecnologica sta alimentando lo sviluppo di strumenti e piattaforme nuovi e migliori che forniscono maggiore coinvolgimento  e migliore esperienza dell’utente. La stessa cosa sta accadendo all’interno dei fornitori di interpretariato simultaneo, le cui soluzioni continueranno ad evolversi a un ritmo rapido.

Di proposito non abbiamo incluso l’interpretazione automatica in questa guida, poiché riteniamo che non sia ancora sufficientemente matura per essere applicata negli eventi aziendali. Tuttavia è una tecnologia che ha apportato miglioramenti significativi negli ultimi anni e continuerà a crescere in futuro, poiché è supportata da ingenti investimenti da parte di giganti come Amazon, Google, Microsoft, Meta e Apple.

Un’alternativa emergente all’interpretariato in simultanea è quella di fornire sottotitoli multilingue per le riunioni online e molte aziende internazionali lo desiderano. Anche questa è una grande sfida che deve ancora essere completamente razionalizzata. Anche se alcune soluzioni hanno iniziato ad apparire sul mercato, come la sottotitolazione multilingue per riunioni dal vivo di SynchWord e Touchcast, questa tecnologia ha ancora ampi margini di miglioramento.

Questa guida sarà periodicamente aggiornata con tutte le novità e le novità che varrà la pena riportare.

Nell’attesa che le tecnologie emergenti si evolvano e diventino piattaforme affidabili e adottabili  –  così come stiamo aspettando il trasporto su Marte o di viaggiare in sicurezza  in una vera auto a guida autonoma- l’applicazione dei consigli e delle procedure suggerite nella presente guida consentirà di organizzare ed eseguire qualsiasi tipologia di evento  in maniera impeccabile, assicurando i migliori rendimenti per tutte le parti interessate.

I nostri migliori auguri per la buona riuscita dei vostri eventi!

Ablio è un fornitore globale di strumenti e servizi di interpretariato linguistico, eseguiti da un pool di interpreti professionisti, che rendono i servizi di interpretazione linguistica facilmente disponibili a tutti, in qualsiasi contesto.

Per ulteriori informazioni visita i nostri siti web:
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ablioconference.com – piattaforma RSI per interpretariato in simultanea